新しいスタッフがすぐに仕事を始めてもらえ、
インターン生が指導役になれています。
インターネット広告事業
株式会社ミスターフュージョン様
◯ 何に悩んでおられましたか？
私は、『プロスタキッズ』という弊社が運営しているサービスのひとつを担当しています。子供向けのプログラミングスクールです。
その運営業務でチェックリストシステム『アニー』を使用しております。
『プロスタキッズ』は、2017年4月から発足しました。その2ヵ月後の6月から運営メンバーに配属されました。
私が配属になった時には、立ち上げたばかりでマニュアル類はほとんどなく、元々運営していた5、6名のスタッフ同士が口頭で情報の共有や、運営方法の説明、進め方を伝え合っていました。
ですので、私も当初は、やり方を知っているスタッフ、わかっているスタッフ、「それぞれに聞いて回らないとわからない。」というような状況でした。
知っているスタッフが研修や他の業務を行っているときでも電話で確認をしなければ業務ができない状態でした。そのような際に、私もストレスを感じておりました。
わざわざ電話で聞く内容は、システムのログインの仕方やリマインドメールの送信方法、どのタイミングでメールを送るかのルールなど、これってそのスタッフにしかできない作業ではないよね？って思うことばかり。
そのスタッフしか手順を知らないだけであって、実は誰でもできるような内容ばかりだったのです。
◯ 実際に使ってみてどうでしたか？
同じスタッフが、一度起こした間違えをしなくなりました。
『プロスタキッズ』の運営は、弊社が雇うアルバイトやインターン生がメインです。そのスタッフの皆さんにチェックリストシステム『アニー』を使用してもらい、とても役立っています。
毎日1回のブログ投稿業務があります。「カテゴリにチェックを入れないとブログ表示されませんよ。」って何回言ってもチェックが入っていなく、更新されていないことが頻繁に起こっていました。
今はアニーを使用しており、《カテゴリにチェックを入れましたか？》とチェックをしているので、更新の不備は無くなりました。
今までは、このことを何度も何度も口頭で注意していましたが、アニーでチェックリストにして、「この通りにやって下さい。」と言うだけでよくなりました。
リマインドメールを送信する際も、誤ったメール内容を送信してしまい、再度、訂正メールを送信することもありました。
一度間違えると修正する手間もかかりますし、その修正が間に合わなければ、どうしても弊社の従業員が残って訂正メールを送ることになるのです。
お客様からも問い合わせの電話が掛かりますし、上司への報告もしなければいけない。ミスをするとどうしても無駄な工数が増えてしまいます。
チェックリストを使うことで、このようなミスが無くなりました。もちろん業務効率はあがりました。
最近入ったインターン生からの声で、『この人とこの人だったら教え方が違う！手順が違う！っていうのがないから逆にアニーを使ったほうがやりやすい。』って言ってましたね。
新人への教育方法は、アニーを導入する前は、アルバイトやインターン生に、一つ一つの仕事を付きっ切りで教えていました。
今は、大きく変わりました。
一つの作業をさせるために、『このチェックリストを使って。』と、チェックリストを渡すだけ。『分からないことあったら声かけてね。』というだけで仕事がスムーズに始めることが出来ています。
教育時間が、10分の1に減りましたね。
半日掛けて教えていた仕事の説明でも、分からなかったら聞いてもらう。に変えるだけで、教える時間が2時間になりました。
しかもアルバイトやインターン生だと毎日入れ替わりで、運営に携わってもらうので、毎回、一から内容を説明していました。
このような一から教える事も無くなり、教える側の私たちのストレスも少なからず減りましたね。今では、分からないことを聞かれることも少なくなってきました。
アルバイトやインターン生には『今日一日のお仕事です。』って言ってスケジュール表を渡します。
一日のスケジュールを立てているので、『その業務、準備で使うマニュアルはこれですよ。』というスケジュール表を渡しているので、本当に何も言わなくても迷わずに一人で進めていけています。
実は、チェックリストの更新は、アルバイト、インターン生の皆さんでやってくれているのです。
一人が分からないことがあって、やり方を聞く、そうすればその人がその時にアニーに手順を追加したり更新していきます。
なので、私たちも今日来たアルバイトやインターン生には「何回もやっていることもあるかもしれないけど、これが常に最新だから見て業務をしてね。」って渡せます。
マニュアル自体は、日々更新されて最新の状態になっています。
新しいスタッフが入っても、すぐに仕事を始めてもらえますし、インターン生が指導役にもすぐになれています。
元々アニーを見ながら作業をしていたスタッフは、すでにインターン生の先生です。
◯ これからについて
プロスタキッズは、幅広く皆様に知っていただこうと今、試行錯誤を行い広めていっている最中の事業です。FC化も視野に入れ進めているのですが、その際に、集客から運営までの流れをすべて、アニー化することを進めています。
そうすることで、FC加盟店の企業様は、アニーの手順通り行えば、品質の高い教室運営を顧客様にご提供できます。
キッズ向けのプログラム教室の運営ですが、特別な知識は要りません。ただただ、チェックリスト通り進めるだけです。
今は、FC加盟店の企業様にもそのまま使っていただけるチェックリストの構築を考え、日々、アニーの使用、更新を行っています。