色々な仕事を振り分けれるようになったり、
作業の生産性が上がったのは、確実に感じています。
ECサイトのコンサルティング
株式会社いつも.様
◯ 何に悩んでおられましたか？
・入社4ヵ月目の新人社員さん：
「先輩によって、作業のやり方や、教えてくれる言葉がちょっとずつ違うことがあったりしました。なので、教えてもらう時に違うことを教えてもらっている感じを受けてしまい、とても混乱してしまったことを覚えています。」
「先輩に教えてもらったことを書いたメモを無くしてしまった事がありました。
その時には、『でも、覚えているだろうから、メモを見なくても大丈夫！』と、作業を進めたのです。
そのような場合こそ、やっぱり作業手順が抜けていて失敗をしてしまいます。
ミスをしてしまうのです。ミスしてしまうだけでなく、親切に教えてくださった先輩にも注意を頂いてしまって。
今では、メモ代わりにアニーにわからない手順などをどんどん追加しているから、メモをなくすことがありません。
アニーのような基準になるようなシステムが手元のあると安心できます。とてもマニュアルも探しやすいし、修正もしやすいです。先輩に聞いたことはその場で、アニーに付け加えています。」
・経理管理部の女性社員さん：
「私は、経理を担当させて頂いてます。私が専門的に行っている業務もあり、私にしか出来ないことが多くなってしまっていました。
実は、私だけじゃなく、弊社の昔からの特徴として、その人にしかできない！というような仕事ばかりです。
そのような環境になりやすいように進めていたと言った方が良いかも。。。」
「でも、それは、その人にしかできない仕事というよりは、自然にその人にしかできない状態にしていることに気がつき始めたのです。
例えば、その人が急遽休みになると仕事が完全に止まってしまい、休みなのに電話をかけないといけない事が実際に周りで起きてました。なので月初はどれだけ胃が痛くても出勤する！というような状態でしたよ。
一人だけの仕事にしないのは、教えることももちろんとても大事ですが、アニーさえあれば手順を明確に書いていますので、今まで自分しか出来ない仕事にしていた部分を他の社員にもやってもらえるようになりました。
なんとなく自分にしかできない仕事にしてしまっていたようです。手順をアニーに登録し、やってもらうだけ。そのことで、誰もが、できる仕事になっていきましたね。」
◯ アニー導入の決め手は何でしたか？
「社内改善を行っている中で弊社の代表（坂本様）が、本格的に『働き方改革』をやるぞってなったのです。
その『働き方改革』を推進するに対しての一つの道具として、アニーを使用することを決定し、徹底することになりました。
《アニ活委員会》という、アニーを社内に推進していくグループを作り、月に2回は、《アニ活委員会》を中心にミーティングを実施。
良かったこと、悪かったことを、毎回、話し合いながら進めています。アニーを使っての業務の改善や、生産性を上げるための話し合いをしています。
後、取り組みの一つとして、アニーを評価対象として使用しています。月ごとにアニーでチェックリストを作成した件数と、使用した行数を評価対象としてしっかり見えるようにグラフにも表しているのです。」
◯ 実際に使ってみてどうでしたか？
・入社9ヵ月目の新人社員さん：
「入社当初は上司の方を見ていて、何時まで仕事をするんだろう。と思っていました。。。やっていけるかな。。。と。
ですが、9ヵ月経った今は、あのときの不安がなくなりました。断然帰る時間は、早くなっていると思います。」
「アニーを導入してからは色々な仕事を振り分けれるようになったり、作業の生産性が上がったのは、確実に感じています。
アニーが無かったら、ここまで一気に改革ができていなかっただろうなと実感しています。」
・入社4ヵ月目の新入社員さんの上司：
「入社したばかりの社員ですが、定期的に配信しているメールマガジン登録から配信設定まで、アニーを使いながら手順どおりやってもらってます。
新卒で、まだ4ヵ月でもお客様にご満足いただけるクオリティで配信できることは本当にすごいと思います。他の会社じゃ無理じゃないかなって思いますね。」
「アニーは、凄く理に適ったシステムだと思います。行動科学の原理原則に従って、形にしてあると考えていますよ。とても素晴らしい上に、シンプルで使いやすい、インターフェイスだと思ってます。」
「私のチェックリストの中に、先輩に確認してもらう確認のチェックリスト項目があります。そこの安心感は、すごいです。例えば、メルマガ配信も自分で進めて、先輩に、「はい。できました。」とは言っても、本当にちゃんとできているのか、すごい不安なりました。
なので、先輩にチェックしてもらう項目に、チェックが入っているとすごく安心しますし、先輩とのやり取りもとてもスムーズになっています。
以前までは、先輩の顔色を伺って、チェックをしてもらうのを待っていました。とても忙しそうですし、声が掛けれない。なので、先輩が見てくれるまで、止まってしまう状況です。
アニーは、作業がどこまで進められているか明確ですし、私からも先輩がチェックしたタイミングを確認することができます。
先輩がチェックして下さってたら次に進める。ただそれだけです。いつでも自分のタイミングで確認ができるので便利ですね。」
「万が一、お客様にご迷惑をお掛けするような、ミスがあった場合は、アニーにその内容を追記したり、新しく予防するためのチェックリストを作成します。そうすることで、同じミスを繰り返すことは格段に少なくなりましたね。
新人に対する教育方法は、まるっきり正反対のものになりました。
今では、アニーを使わない新人教育は認めません。新人の人ほどアニーを使わないといけない。なので、入社してきたら、すでにアニーがある状態です。今の、新卒はラッキーですよ。
アニーで作業手順が明確に分かるのと、いままでのケアレスミスはほぼ取り入れられている状況ですので、新人にありがちなメールの誤送信や、文章の書き間違いなど、回避できていると思います。」
・入社4ヵ月目の新人社員さん：
「メールで添付ファイルを付けて送信することがもちろんあります。添付ファイルには、個人情報はもちろんのことあらゆる機密情報が入っている場合が多々あります。
この添付ファイルを間違うということは、重大ミスの1つです。しかし今は、アニーに注意点を書き込みチェックすることで問題が発生していません。
単純なワンクリックのミスが命取りです。ミスすることが怖いことをみんな知ってます。ミスをするくらいならアニーをしっかり使おうと思いますね。」
「私たちの仕事は、一人で一つの仕事を終わらせるのではなく、分業が数多くあります。
その際も、チェックリストに次の担当者が振り分けられているので、必要な資料作成が終われば、次は誰に渡したらいいか、上司に指示を仰がなくても進めることができます。今は忙しそうだから、次の行動を聞くのをやめよう。。。などなど、上司を気にしなくてよくなりました。これは私たちにとって、凄い時短になります。」
「先輩としても後輩に仕事を任す時は、このアニーを使って仕事をしてね。任せる側としても安心して業務を任せることできるようになりました。」