組織学習経営コンサルタント
池本克之 公式サイト

属人化：“あの人にしかできない”というリスク

池本克之です。



どの会社にも、
「誰かにしかできない仕事」が存在する。


これは、いわゆる属人化で
多くの企業で起きている問題だ。


「誰かにしかできない」仕事があると、
その人が会社を辞めた時にパニックになる。


辞めなかったとしても、
その人が会社を休むことで
やはり社内はパニックになる。


つまり、
「その仕事をできる人」が
会社にいなくなった途端、
混乱が起きるということだ。


そうなると、当然、
本来なら必要のない作業が増えるので、
各々の仕事がなかなか進まなくなる。


これは、かなり非効率だ。


結果的に、業績にまで
影響を与えるようになるだろう。


「一人しかやり方を知らない」
というのは、
それほど会社にとって大きなリスクがあるのだ。


・・・・・・・・・・・・・


では、そんなリスクを前もって
回避するには何が必要なのか？


それには、特定の人に
仕事が貼り付かないような環境を
作っておくことが重要になる。


そのために有効なのが、
「業務のチェックリスト化」だ。


チェックリストとは、
業務ごとに必要な作業をリスト化し、
ちゃんと行ったらチェックを入れていく
というスタイルのもの。


これを見ながら作業すれば、
初めての業務でも
一人で最後まで進めることができる。



そんなチェックリストを作る時の
ポイントは、
上司以下、全スタッフが
いつでも閲覧できるようにすること。


社内ネットなどで共有する機能を
持たせておくことが大切になる。


それにより、
チームでの作業がやりやすくなる。


途中から別の人が作業を引き継いでも
チェックリストを確認すれば
どこまで進んでいるかが一目瞭然。


そして、作業がすべて終了したら
完了メールを送信するだけでいい。


上司は、いちいち
「あれ、どうなってる？」
「どこまで進んだ？」
「漏れはないだろうな」

などと声をかける必要がない。


そんなことをしなくても、
進捗状況を適宜、
確認することができる。


・・・・・・・・・・・・・


どの会社にも、
「誰かにしかできない仕事」が存在する。


きっとあなたの会社にも
あるのではないだろうか。


一度、見直してみることを
おすすめする。


そして、誰かにしかできない仕事が
見つかったら、チェックリスト化を
進めていくべきだ。


誰かにしかできない仕事があることに
気づいているのに放っておけば、
後々、あなたの会社に
大きなダメージを与えるようになる。


しかし、今から
「業務のチェックリスト化」を
少しずつ進めておけば、
後々、後悔することはない。


チェックリストは、
教育にかかる時間と手間を減らし、
ミスまで無くせる強力なツールだ。


ぜひ、積極的に取り入れてほしい。



PS
社内にある無駄を無くし、
効率よく仕事をするには、
ここに多くのヒントがある。
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