組織学習経営コンサルタント
池本克之 公式サイト

属人化を解消する方法

池本克之です。


どの会社にも、
「誰かにしかできない仕事」
が存在する。


あなたの会社では
どうだろうか？


これは、いわゆる属人化で
多くの企業で起きている問題だ。


「この人にしかできない」
仕事があると、

その人が会社を辞めた時に
パニックになる。


辞めなかったとしても、
その人が会社を休むことで
やはり社内はパニックになる。


つまり、
「その仕事をできる人」が
会社にいなくなった途端、
混乱が起きるということだ。


そうなると、
仕事が止まるのはもちろん。

1から調べなければならなくなるので、
多くの時間が必要になり、
余計なストレスまでかかるようになる。


これでは、非常に効率が悪い。


「一人しかやり方を知らない」
というのは、
会社にとって大きなリスクが
あるのだ。



では、
属人化をなくしていくためには
どうしたらいいのか？


それには、特定の人に
仕事が貼り付かないような環境を
作っておくことが重要になる。


そのために有効なのが、
チェックリストだ。


チェックリストとは、
業務ごとに必要な作業を
リスト化しておき、

ちゃんと行ったら
チェックを入れていく、
というスタイルのもの。


これを見ながら作業すれば、
初めての業務でも
一人で最後まで進めることができる。



そんなチェックリストを作る時の
ポイントは、

上司以下、全スタッフが
いつでも閲覧できるようにすること。


社内ネットなどで共有する機能を
持たせておくことが大切だ。


それにより、
チームでの作業がやりやすくなる。


途中から別の人が作業を引き継いでも、
チェックリストを確認すれば
どこまで進んでいるかが一目瞭然。


そして、作業がすべて終了したら
完了メールを送信するだけでいい。


上司は、いちいち

「あれ、どうなってる？」
「どこまで進んだ？」
「漏れはないだろうな」

などと声をかけるまでもなく、
進捗状況を適宜、
確認することができる。


また、チェックリストがあることで
新人さんであっても
不安なく仕事を進められる。


何をするのが正解なのかが
書いてあるので、
ストレスを抱えることもない。



これを見ている人の中には、

「チェックリストなら
うちも使ってますよ」

という人もいるかもしれない。


だが、それは
うまく機能しているだろうか？


機能していればいいが、

もし機能していないのなら
改めて見直す必要がある。


・・・・・・・・・・


どの会社にも、
「誰かにしかできない仕事」
が存在する。


しかし、今からでも
「業務のチェックリスト化」
を進めておけば、
後々後悔することはない。


もし、
「まだ業務をチェックリスト化
していない」というのなら、

これを機会にチェックリスト化を
進めてみてはどうだろうか。


それが属人化を解消し、

誰かがいなくなっても
社内が混乱することなく
仕事を進められるようになるだろう。


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